17 خصوصیت یک پاورپوینت حرفه ای و جذاب

اگر سخنران، مدرس، دانشجو یا ارائه دهنده هر نوع محتوا به مخاطبین خود هستید، استفاده از نرم افزار پاورپوینت برای شما ضروری است. در واقع اسلایدهای پاورپوینت شما، تکمیل کننده صحبت‌های شماست. پس اگر بهترین مطالب را بگویید ولی پاورپوینت حرفه ای طراحی نکرده باشید، قطعاً مخاطب را به اندازه کافی درگیر نخواهید کرد.

اسلایدهای شما در واقع محتوایتان را رنگ‌آمیزی می‌کند. پس اگر از قابلیت‌های نرم‌افزار پاورپوینت به درستی استفاده کنید، به صحبت‌هایتان رنگ و لعاب می‌دهید و گوش دادن به سخنرانی شما لذت‌بخش خواهد بود. در مقابل اگر بهترین محتوا را ارائه دهید ولی اسلایدهای جذابی طراحی نکرده باشید، قطعاً مخاطب خسته و دلسرد شده و به ادامه صحبت‌های شما گوش نمی‌کند.

به همین دلیل، در این مقاله به بررسی 17 خصوصیت مهم یک پاورپوینت حرفه ای پرداخته‌ایم که با رعایت آنها، مخاطب از گوش دادن به صحبت‌های شما لذت خواهد برد و تا انتهای جلسه با شما همراه خواهد بود.

1. با استفاده از Slide Master یک الگوی ساده و متناسب با موضوعتان بسازید.

در شروع طراحی اسلایدهایتان، از تب view وارد سربرگ Slide Master شوید. در این اسلاید هر المانی که قرار دهید، در همه اسلایدهای شما نمایش داده می‌شود و در هر اسلاید به صورت مجزا غیرقابل تغییر است (فقط از سر برگ Slide Master می‌توانید آن را تغییر دهید).

اگر می‌خواهید پاورپوینت حرفه ای داشته باشید، می‌توانید آدرس سایت یا لوگوی خود را کوچک و با رنگی مات، در پایین اسلاید قرار دهید تا در تمامی اسلایدها نمایش داده شود. یا می‌توانید یک الگوی ساده و متناسب با موضوع ارائه خود بسازید. دقت داشته باشید که این الگو نباید شلوغ و گیج کننده باشد. سادگی همیشه بیشترین تاثیر را دارد.

2. در طراحی یک پاورپوینت حرفه ای، برای متن و پس‌زمینه از رنگ‌های متضاد استفاده کنید.

انتخاب پس زمینه مناسب بسیار مهم است. دقت داشته باشید که پس‌زمینه‌های طرح‌دار و شلوغ مخاطب را گمراه می‌کند. اگر نظر بنده را بخواهید از هیچ پس زمینه‌ای استفاده نکنید و بگذارید Background اسلایدهایتان ساده باشد. اما اگر اصرار دارید که پس‌زمینه داشته باشید و می‌خواهید اسلایدهایتان متمایز باشد، حتماً یک پس‌زمینه ساده و ملایم انتخاب کنید. پس‌زمینه‌های طرح‌دار خوانایی متن را کاهش می‌دهد.

بعد از انتخاب زمینه، حتماً رنگ متن را متضاد با پس‌زمینه انتخاب کنید. این‌کار باعث می‌شود مخاطب به راحتی متن را بخواند. معمولاً رنگ‌های تیره مثل سیاه، سورمه‌ای و… برای متن، روی Background سفید (یا برعکس)، انتخاب خوبی است.

در واقع باید رنگ‌هایی را انتخاب کنید که از فاصله دور به راحتی دیده شود و در حضور نور سالن، خواندن متن اسلایدهای شما سخت یا حتی غیر ممکن نباشد.

3. در تمامی اسلایدهای یک پاورپوینت حرفه ای، نهایتاً از دو فونت مختلف استفاده کنید.

استفاده از فونت‌های مختلف در یک پاورپوینت، شما را غیرحرفه‌ای نشان می‌دهد. نهایتاً دو فونت خوانا انتخاب کنید. یکی از این فونت‌ها برای عناوین هر اسلاید و فونت دیگر برای متن بدنه‌ی هر اسلاید به کار می‌رود. یا حتی می‌توانید یک فونت را در نظر بگیرید، سایز بزرگ و بولد آن را برای عنوان و سایز کوچکتر را برای متن بدنه به کار ببرید.

یکی از روشهای سریع تعیین فونت ثابت برای عنوان و بدنه، استفاده از Slide Master است.

حواستان باشد که اگر از سیستم دیگری برای ارائه خود استفاده می‌کنید، حتماً فونت‌ها را Embed کنید تا در سیستم دیگر فرم اسلایدهای شما به هم نریزد. 

4. برای عناوین هر اسلاید از فونت، سایز و رنگ متفاوتی نسبت به متن استفاده کنید.

در هر اسلاید باید مخاطب بداند که می‌خواهید در مورد چه موضوعی صحبت کنید. پس حتماً برای هر اسلاید یک عنوان مناسب بنویسید. عنوان هر اسلاید مهم‌ترین بخش آن است. پس باید برای عناوین یک فونت Bold، خوانا، با سایز بزرگ و رنگ متفاوت نسبت به متن انتخاب کنید.

رنگ عنوان می‌تواند رنگ سازمانی شما یا رنگ مخصوص همایش و سخنرانی شما باشد. به شرط آنکه همیشه خوانایی عنوان را در اولویت قرار دهید. 

5. تا جای ممکن سایز متن و عنوان را بزرگ انتخاب کنید.

اطمینان پیدا کنید که اسلایدها از صندلی‌های ردیف عقب، به راحتی قابل خواندن هستند. متن و تصاویر باید به اندازه کافی بزرگ باشند.

در اسلایدها به هیچ وجه از جمله و پاراگراف استفاده نکنید و در عوض سایز متون را بزرگ کنید. مخاطب راحت طلب‌تر از آن است که برای خواندن متن شما تلاش کند! پس باید متن را بزرگ بنویسید تا به راحتی خوانده شود. 

6. تعداد کلمات موجود در هر اسلاید را محدود کنید تا یک پاورپوینت حرفه ای داشته باشید.

برای هر اسلاید فکر کنید و تا جای ممکن تعداد کلمات را کاهش دهید. در واقع برای طراحی یک پاورپوینت حرفه ای، در هر اسلاید شما باید تیتر مطالب را بنویسید و در صحبت‌هایتان توضیحات را اضافه کنید. از کلمات ساده و قابل فهم استفاده کنید وزحمت مخاطب را برای فهم مطالب کم کنید. به اصطلاح لقمه آماده در اختیار مخاطب قرار دهید تا رضایت بیشتری از سخنرانی شما داشته باشد.

دقت داشته باشید که هر اسلاید فقط اطلاعات ضروری، مهم و غیرقابل حذف را در بربگیرد. لازم نیست مثال، توضیحات تکمیلی و تجربیات خود را در اسلاید قید کنید. فقط سرتیتر بنویسید و با صحبت‌هایتان توضیحات را تکمیل کنید.

اگر از عبارت مخفف استفاده کردید، حتماً به صورت کامل آن را توضیح دهید. مخاطب باید هر اسلاید را کامل بفهمد، در غیراینصورت احساس می‌کند مطالب شما از میزان هوش و درک او بالاتر است و در نتیجه صحبت‌های شما را پیگیری نخواهد کرد. پس هیچ نکته مبهم یا کلمه تخصصی یا کلمات مخفف را بدون توضیح رها نکنید!

7. قاعده معروف 5*5 را رعایت کنید.

طبق این قاعده بهتر است در هر اسلاید حداکثر 5 سطر و در هر سطر حداکثر 5 کلمه بنویسید. 

به طور کلی در طراحی پاورپوینت حرفه ای، باید هر اسلاید را به یک موضوع اختصاص دهید.طبق قاعده شماره 6 ، باید تعداد کلمات هر اسلاید را تا جای ممکن کاهش دهیم. بهتر است در هر اسلاید 5 نکته مهم و کلیدی را در نظر بگیرید و هر نکته را به صورت تیتروار قید کنید. دقت داشته باشید که هرچقدر کوتاهتر بنویسید و جزییات را در صحبت‌هایتان انتقال دهید، بهتر است. طبق این قاعده در مورد هر نکته، حداکثر 5 کلمه بنویسید. هرچند 5 کلمه هم زیاد است و بهتر است مختصرتر بنویسیم. یادمان باشد اسلایدها جزوه ما نیستند!

8. از تصاویر با کیفیت و متناسب با موضوع استفاده کنید.

در طراحی پاورپوینت حرفه ای و جذاب، مهمتر از متن شما، تصاویری است که در هر اسلاید استفاده می‌کنید. برای انتخاب تصویر هر اسلاید زمان بگذارید، فکر کنید و با دقت بهترین تصویر ممکن را انتخاب کنید. دو نکته مهم در انتخاب تصویر هر اسلاید وجود دارد. اولین نکته این است که مطمعن شوید تصویر انتخاب شده به انتقال بهتر پیام شما کمک می‌کند. در واقع تصویر باید تکمیل کننده متن و صحبت‌های شما باشد و مطلب را در ذهن مخاطب ماندگار کند. حتی برای جلب تمرکز بیشتر مخاطب، می‌توانید تصاویر مرتبط اما کمی معمایی قرار دهید و از مخاطب بخواهید ارتباط بین تصویر و صحبتهای مربوط به یک اسلاید مشخص را پیدا کند. این کار باعث افزایش تمرکز مخاطب و همچنین فعال بودن مخاطب در حین ارائه شما می‌شود.

دومین نکته در انتخاب تصویر این است که حتماً از تصاویر با کیفیت استفاده کنید. تصاویر علاوه بر اینکه به انتقال بهتر مفاهیم کمک می‌کنند، دکور اسلاید شما محسوب می‌شوند. همچنین این نکته را در نظر داشته باشید که صفحه مانیتور لپ‌تاپ یا کامپیوتر شما کوچک است. اما پرده نمایش پاورپوینت در جلسه یا سخنرانی شما، قطعاً سایز بزرگتری دارد. پس اگر از تصویر با کیفیت استفاده نکرده باشید، در صفحه نمایش بزرگتر، تصویر شما در اصطلاح پیکسلی دیده می‌شود و این اصلاً حرفه‌ای نیست!

9. اگر می‌خواهید پاورپوینت حرفه ای داشته باشید، کل فضای هر اسلاید را با کلمات پر نکنید.

بیشتر سخنرانان و متخصصین گمان می‌کنند اگر متن کمتری بنویسند و فضای خالی در نظر بگیرند، نشان‌دهنده ضعف علمی آن‌هاست! اما این تصور کاملاً اشتباه است.

در هر نوع محتوا، باید برای مخاطب فضای تنفس در نظر بگیریم. به خصوص در طراحی یک پاورپوینت حرفه ای، حتماً باید در هر اسلاید فضای خالی وجود داشته باشد. دلیل تاکیدمان بر این موضوع این است که مخاطب با دیدن هر اسلاید باید خیالش راحت باشد که لازم است فقط چند نکته محدود را یاد بگیرد. اگر شما کل فضای هر اسلاید را با کلمات پُر کنید، مخاطب دچار استرس شده و در ناخودآگاه خود احساس می‌کند این مبحث نکات زیادی دارد و من نمی‌توانم آن‌ها را به خاطر بسپارم. در نتیجه هیچ توجهی به اسلایدها و صحبت‌های بعدی شما نخواهد داشت!

علاوه بر این شما با قرار دادن چند تیتر محدود و در نظر گرفتن فضای خالی، این فرصت را به مخاطب می‌دهید که به جای خواندن متن اسلاید، با دقت به صحبت‌های شما گوش کند و از تجربیات شما بهره ببرد.

10. در طراحی یک پاورپوینت حرفه ای، بیش از حد از انیمیشن‌ها و Transitionها استفاده نکنید.

استفاده از انیمیشن و Transition برای افراد مبتدی بسیار جذاب و متفاوت است. اما اگر می‌خواهید یک پاورپوینت حرفه ای طراحی کنید، از این موارد استفاده نکنید! مگر در حالت‌های بسیار محدود که می‌خواهید روی یک نکته خاص تاکید کنید.

استفاده افراطی از انیمیشن‌ها و Transition ها باعث حواس پرتی مخاطب می‌شود و شما را از هدف اصلیتان دور می‌کند. یا حتی ممکن است دست و پایتان را ببندد و ارائه را برای شما هم سخت‌تر کند.

فرض کنید شما در حین ارائه قدم می‌زنید و در مورد اسلاید مورد نظر صحبت می‌کنید. اگر از انیمیشن‌ها استفاده کرده باشید، برای ظاهر شدن مطلب بعدی به کلیک شما احتیاج است. حتی اگر فرض کنیم از پرزنتر استفاده می‌کنید و لازم نیست خودتان را به لپ‌تاپتان برسانید، باز هم استفاده بیش از حد از انیمیشن‌ها برایتان دردسرساز خواهد بود. چون قطعاً شما نمی‌توانید تک تک نکات را به خاطر بسپارید و پیوستگی مطالب از دستتان خارج می‌شود. اما اگر مواردی که در یک اسلاید آورده‌اید با هم ظاهر شوند، تسلط شما روی مطالب هر اسلاید بیشتر خواهد بود و مدام نگران ظاهر شدن عبارت بعدی نیستید و روی ارائه خود متمرکز می‌شوید.

از طرف دیگر استفاده بیش از حد از انیمیشن‌ها ارائه شما را کُند می‌کند و این اصلاً برای مخاطب جذاب نیست!

11. برای داشتن یک پاورپوینت حرفه ای، تعداد اسلایدها را بهینه کنید.

همانطور که اگر تعداد اسلایدها کم و محتوای هر اسلاید زیاد باشد، خسته کننده به نظر می‌رسد، تعداد زیاد اسلایدها هم حوصله مخاطب را سر می‌برد. اسلایدها را طوری طراحی کنید که روی هر اسلاید حدود 3 دقیقه صحبت کنید.

12. بین اسلایدها ارتباط برقرار کنید.

متناسب با محتوایتان، گاهی به اسلایدهای عقب برگردید و روی یک موضوع تاکید کنید. پیدا کردن ارتباط بین اسلایدها برای مخاطب جذاب است.

اگر بخواهم واضح‌تر بگویم، قطعاً شما در اسلایدهای اولیه یک طرح کلی از صحبت‌های خود ارائه می‌دهید. در ادامه هر بخش را مفصل‌تر توضیح داده و مثال می‌زنید. گاهی لازم است به مخاطب نشان دهیم الآن در کدام قسمت از طرح کلی قرار داریم. برای این کار به اسلایدهای عقب برگشته و تاکید می‌کنیم که در فلان موقعیت قرار داریم و قرار است چه مواردی را در ادامه بررسی کنیم.

با این کار در ذهن مخاطب یک نقشه کلی ترسیم می‌کنید که باعث انسجام مطالب می‌شود.

13. حتماً قبل از ارائه تمرین کنید.

قبل از ارائه حتماً همه اسلایدها، تصاویر و مطالب را با وسواس چک کنید. بهتر است با شخصی که هرگز ارائه شما را ندیده است، تمرین کنید. در مورد رنگ، فونت، محتوا و تصاویر از او نظر صادقانه بخواهید. مطمعن باشید در تمرین برای ارائه، با مطالبی مواجه می‌شوید، که در هنگام طراحی اسلایدها اصلاً به آن‌ها فکر نکرده‌اید. به خصوص اگر برای اولین بار است که در مورد این موضوع صحبت می‌کنید، حتماً از قبل تمرین داشته باشید. حتی اگر یک پاورپوینت حرفه ای و جذاب طراحی کرده باشید، اما روی مطالب و نوع چیدمان آن‌ها در اسلایدها مسلط نباشید، اصلاً برای مخاطب جذاب نخواهد بود.

14. از روی اسلایدها نخوانید!

هدف از طراحی اسلاید، تقویت ارائه شما و کمک به مخاطب است. در واقع اسلایدها برای مخاطبین شما طراحی می‌شوند نه برای خودتان!

اگر از روی اسلایدها بخوانید، کار شما ارائه و سخنرانی نیست،؛ بلکه فقط خواننده یک مطلب هستید! دقت داشته باشید که اسلاید جزوه شما نیست. خواندن مطالب از روی اسلاید مخاطب را خسته می‌کند و این حس به مخاطب القا می‌شود که شما هیچ تخصصی در آن حوزه ندارید و صرفاً یک سری مطالب را کپی کرده و برای آنها می‌خوانید!

اگر از روی اسلایدها بخوانید، شک نکنید که حضار کمتر از 5 دقیقه شما را همراهی خواهند کرد. بعد از آن شاهد صحنه‌های خوابیدن افراد، استفاده از تلفن همراه، صحبت افراد با هم و موارد ناراحت کننده‌ی دیگر خواهید بود.

15. رو به پرده نمایش نایستید!

بسیاری از مدرسین یا سخنرانان، در حین ارائه بیش از مخاطبین با اسلایدها مواجه هستند.حواستان باشد که اگر درگیر کردن و همراهی مخاطب برایتان مهم است، هرگز پشت به مخاطب و رو به پرده نمایش اسلاید نایستید. اگر می‌خواهید سرتیتر مطالب را ببینید و برایتان یادآوری شود، از لپ تاپ کمک بگیرید. همیشه رو به مخاطب باشید و با ارتباط کلامی و چشمی مخاطب را با خود همراه سازید.

16. در هنگام ارائه از مخاطب عذرخواهی نکنید.

قبل از ارائه حتماً تمرین کنید و همه موارد را چک کنید. اگر فکر می‌کنید خواندن یا درک چیزی دشوار است، از آن استفاده نکنید و یا آن را با عبارت ساده‌تر جایگزین کنید. یا اگر فکر می‌کنید آوردن مطلب یا تصویری برای مخاطبین شما جایز نیست، آن را حذف و یا با مطالب متناسب‌تر جایگزین کنید. خلاصه مطلب اینکه هر تصحیحی که لازم است را قبل از ارائه رسمی خود اعمال کنید و در هنگام ارائه به هیچ وجه از مخاطب عذرخواهی نکنید.

اگر این کار را انجام دهید، جایگاه سازی شما به خطر می‌اُفتد و ذهنیت مخاطب در مورد شما و مطالبتان عوض می‌شود. شما به عنوان یک مرجع در حوزه‌ای خاص در حال سخنرانی هستید، پس عذرخواهی و مرتکب اشتباه شدن در مورد آن، اصلاً برای مخاطب خوشایند نیست.

17. برای اسلایدهایتان شماره در نظر بگیرید.

اگر سخنران حرفه‌ای هستید، آنقدر اعتماد به نفس دارید که در حین ارائه به هر نوع سوالی پاسخ ندهید و برای پاسخگویی به سوالات زمان خاصی را در نظر بگیرید. یک سخنران حرفه‌ای، پاورپوینت حرفه ای هم طراحی می‌کند و در هر اسلاید شماره اسلاید قرار می‌دهد. این کار باعث می‌شود مخاطب در حین سخنرانی شما، شماره اسلاید و سوالش را یادداشت کرده و در زمان مقرر از شما بپرسد. این اصلاً جالب نیست که برای رسیدن به اسلاید مورد نظر پرسشگر، تایم زیادی را به بالا و پایین کردن اسلایدها اختصاص دهید. بلکه باید به راحتی شماره اسلاید اعلام شود و سریع به اصل مطلب و پاسخگویی به سوال مخاطب بپردازید.

شاید در نگاه اول این نکات ساده به نظر بیایند. اما رعایت همین نکات، باعث متمایز شدن ارائه شما با سایر افراد می‌شود. اگر آنها را به خوبی رعایت کنید، خواهید دید که مخاطب تا انتهای صحبت‌هایتان با شما همراه خواهد بود و با اشتیاق شما را پیگیری خواهد کرد. پس بعد از طراحی اسلایدهای خود به نکته شماره یک برگردید و با دقت چک کنید که تک تک نکات را رعایت کرده باشید.

در این مقاله خصوصیات یک پاورپوینت حرفه‌ای که توجه مخاطب شما را جلب کند و از دنبال کردن اسلایدهای شما خسته نشود را بیان کردیم. برای یادگیری طراحی پاورپوینت فقط در 2 ساعت و نیم، از محصول آموزشی پاورپوینت پلاس استفاده کنید و از این به بعد خودتان اسلایدهای حرفه‌ای طراحی کنید. این محصول تمامی نیازهای شما برای طراحی پاورپوینت‌های حرفه‌ای و جذاب را برطرف می‌کند.

پاورپوینت قابلیت‌های زیادی دارید که با استفاده از انها می‌توانید اسلایدهای حرفه‌ای و متفاوت طراحی کنید. یکی از این قابلیت‌ها، اسلاید زوم است که در محصول آموزشی پیاده‌سازی پرزی در پاورپوینت به صورت کامل توضیح داده شده است. با یادگیری این قابلیت می‌توانید توجه مخاطب را به اسلایدهایتان جلب کنید و مخاطبین از دنبال کردن صحبت‌ها و اسلایدهای شما لذت ببرند.