10 اشتباه رایج در طراحی پاورپوینت
وقتی شما به عنوان مدرس، دانشجو، سخنران یا هر فرد دیگری، می‌خواهید محتوایی را در یک سخنرانی ارائه دهید، قطعاً به یک پاورپوینت حرفه ای و بی‌نقص احتیاج دارید. مهم‌ترین نکته در طراحی پاورپوینت این است که در نظر داشته باشید توجه مخاطب با ارزش‌ترین چیزی است که در اختیار شما قرار می‌گیرد. اگر بتوانید این توجه را تا انتها حفظ کنید، بهترین ارائه را خواهید داشت.
اما نکته مهم این است که حفظ توجه مخاطب کار بسیار سختی است. مخاطب به راحتی بی‌خیال شما و صحبت‌هایتان می‌شود و به کارهای روزمره خود فکر می‌کند و یا تلفن همراه خود را چک می‌کند. یکی از ابزارهایی که در حفظ توجه مخاطب بسیار تاثیرگذار است، پاورپوینت شماست! با طراحی یک پاورپوینت بی‌نقص می‌توانید مخاطب را تا انتهای سخنرانی درگیر کنید.
اکثر سخنرانان در اسلایدهای خود، 10 اشتباه زیر را مرتکب می‌شوند. با خواندن این نوشته، تمرین کنید که این اشتباهات را از اسلایدهایتان حذف کنید و نسبت به سایر ارائه دهندگان محتوا، متمایز باشید.
1. استفاده از اسلایدهای شلوغ و پر از متن در طراحی پاورپوینت
اگر می‌خواهید اسلایدهای جذاب طراحی کنید، تا می‌توانید از تصاویر مرتبط و با کیفیت استفاده کنید و تا می‌توانید از متن استفاده نکنید!
اسلایدها دفترچه یادداشت شما نیستند. در هر اسلاید فقط عبارات کلیدی و مهم را بنویسید و توضیحات تکمیلی را در صحبت‌هایتان اضافه کنید. از نوشتن جمله، نقل قول، داستان و عبارات طولانی بپرهیزید.
هر اسلاید باید نهایتاً شامل 5 سرتیتر باشد. مخاطبین شما به راحتی نکات کلیدی را هضم می‌کنند. ولی اگر اسلاید شما پر از متن باشد، برای مخاطب گیج کننده خواهد بود و بیش از 3 دقیقه شما را دنبال نخواهد کرد!
2. ناخوانا بودن متن
اگر بهترین محتوا را در هر اسلاید قرار داده باشید و به ایده‌آل‌ترین شکل ممکن برای سخنرانی آماده باشید، ولی متن اسلایدهایتان غیرقابل خواندن باشد، توجه مخاطب را از دست داده‌اید!
حتماً از فونت‌های خوانا استفاده کنید و تا جای ممکن سایز فونت را بزرگ انتخاب کنید. دقت داشته باشید که متن شما به راحتی از صندلی‌های عقب هم قابل خواندن باشید.
در خوانا بودن متن، متضاد بودن رنگ پس زمینه و متن هم بسیار مهم است. حتماً از متن تیره بر روی پس زمینه روشن (یا برعکس) استفاده کنید. برای خواندن متن مخاطب را به زحمت نیندازید.
3. استفاده بیش از حد از Transition و افکت‌های صوتی در طراحی پاورپوینت
استفاده از Transition ، انیمیشن‌ها و افکت‌های صوتی توجه مخاطب را به خود جلب کرده و او را از موضوع اصلی دور می‌کند. اگر از افکت‌ها بیش از حد استفاده شود، اسلایدها کُند پیش می‌رود و کسل کننده به نظر می‌رسد. به ندرت پیش می‌آید که چنین حقه‌هایی به انتقال پیام شما کمک کند. بنابراین از Transitionها، افکت‌های صوتی و انیمیشن‌ها به جز موارد ضروری (مثل عوض کردن موضوع) استفاده نکنید. اگر نظر بنده را بخواهید، اصلاً استفاده نکنید!
در طراحی پاورپوینت همیشه سادگی بهترین و شیک‌ترین حالت است. به جای استفاده از افکت‌ها روی افزایش کیفیت محتوای خود تمرکز کنید.
4. استفاده از Templateهای نرم افزار پاورپوینت
این کار خیلی کلیشه‌ای و تکراری است. وقتی از Templateهای آماده استفاده می‌کنید، مجبور می‌شوید ایده‌هایتان را تحت تاثیر قالب پیاده‌سازی کنید و این محدودیت قطعاً دست و پای شما را می‌بندد. اغلب این الگوها دارای پس‌زمینه غیرحرفه‌ای هستند که موجب حواس‌پرتی مخاطب می‌شوند. همچنین ترکیب رنگ مناسبی هم ندارند. سعی کنید الگوی متفاوت و ساده‌ای برای خود طراحی کنید. الگویی که مخصوص شما است و شما را از سایر افراد متمایز می‌کند.
5. طراحی پاورپوینت در دقیقه 90
اغلب سخنرانان به طراحی پاورپوینت اهمیت نمی‌دهند و آن را تا دقیقه 90 به تاخیر می‌اندازند!
اگر می‌خواهید یک ارائه موفق را تجربه کنید، به هیچ وجه جز این افراد نباشید. حتماً برای طراحی اسلایدهایتان به اندازه کافی زمان بگذارید. سعی کنید اسلایدها را در پُرانرژی‌ترین زمان روز طراحی کنید. چون پاورپوینت شما، خط و سیر اصلی سخنرانی شما را تعیین می‌کند و اگر با دقت طراحی نشود، علم، مهارت و تجربه شما را هم تحت تاثیر قرار می‌دهد.
مانند سخنرانانی نباشید که یک روز قبل از ارائه، از منشی خود می‌خواهند مطالبی را از سایت‌های مختلف استخراج کرده و یک پاورپوینت طراحی کند!
با طراحی یک پاورپوینت حرفه‌ای و دقیق، هم برای زمان مخاطب ارزش قائل شده‌اید و هم با یک سخنرانی پُر مغز و حرفه‌ای، طرفداران بیشتری پیدا خواهید کرد.
6. خواندن از روی متن اسلایدها
سخنرانی را با آزمون روخوانی اشتباه نگیرید! قطعاً مخاطبین شما خودشان قادر به خواندن مطالب هستند.
هدف اصلی در یک ارائه حرفه‌ای، تعامل بین گوینده و شنونده است. اگر اشتباه شماره 1 را با دقت خوانده باشید و در اسلایدهایتان آن را رعایت کنید، متن اسلایدهای شما قابل خواندن نخواهد بود. در واقع در هر اسلاید سر تیترهایی دارید که به تنهایی گنگ هستند و باید هریک را مفصل توضیح دهید تا مخاطب مطالب مورد نظر شما را دریافت کند.
پاورپوینت شما، بدون حضور خودتان باید ناقص به نظر برسد و مخاطب با خواندن اسلایدها به کل مطلب دست پیدا نکند. شما باید با توضیحات، مثال‌ها و بیان تجربیاتتان، توجه و تمرکز مخاطب را جلب کنید. حتی اگر قبل از ارائه به مخاطب جزوه می‌دهید، جزوه شما باید ناقص باشد. در غیراینصورت مخاطب به صحبت‌های شما توجه نخواهد کرد و جزوه‌ها را می‌خواند.
شما باید در حین ارائه مخاطب را درگیر کنید و ذهن او را به چالش بکشید. اگر مخاطب بتواند هرآنچه قرار است بگویید را پیش‌بینی کند، ارائه شما جذاب نخواهد بود.
7. طفره رفتن
در دنیای امروز، به دلیل استفاده از فضای مجازی، افراد به شدت بی‌حوصله و کم طاقت هستند. پس در سخنرانیتان حاشیه نروید و به اصل مطلب بپردازید. مخاطب شما نسبت به گذشته بسیار پُر توقع‌تر شده و به ازای زمانی که به سخنرانی شما اختصاص می‌دهد، منتظر دریافت مطالب جدید و شسته رُفته است.
پس هرچقدر اسلایدهایتان را کاربردی‌تر طراحی کنید، حواشی را حذف کنید و فقط به نیاز مخاطب بپردازید، بازخورد بهتری دریافت خواهید کرد. تا جای ممکن جملات اضافی، حواشی و مطالب کم اهمیت را حذف کنید.
8. استفاده از فونت‌های مختلف و اسلایدهای رنگارنگ در طراحی پاورپوینت
همانطور که گفتم یک اصل نانوشته وجود دارد که هرچه اسلایدهای شما ساده‌تر و یکنواخت‌تر باشد، جذاب‌تر است. در واقع بهتر است یک الگو مخصوص خودتان طراحی کنید. در این الگو نهایتاً از دو فونت مختلف و دو رنگ مختلف استفاده کنید و با تصاویر جذاب، متنوع و مرتبط به اسلایدهایتان رنگ و لعاب بدهید.
استفاده از رنگ‌های مختلف، اسلایدهای شما را غیرحرفه‌ای نشان می‌دهد. دو رنگ مختلف را انتخاب کنید، یک رنگ برای عنوان‌ها و رنگ دیگر برای متن هر اسلاید.
9. تعداد اسلایدهای خیلی زیاد
با توجه به زمانتان، تعداد اسلایدهایتان را تعیین کنید. همانطور که کم بودن تعداد اسلایدها ضعف محسوب می‌شود، زیاد بودن آنها نیز حوصله مخاطب را سر می‌برد. هر اسلاید را طوری طراحی کنید که حدود سه دقیقه برای صحبت در مورد آن زمان بگذارید. حتماً از قبل تمرین کنید و زمان خود را با تعداد اسلایدها تطبیق دهید.
اکثر سخنرانان، تعداد اسلایدهایی که طراحی می‌کنند خیلی زیاد است. در نتیجه بعد از چند اسلاید، مُدام کم بودن وقت را به مخاطب گوشزد می‌کنند و با استرس و سریع‌تر مطالب را رد می‌کنند تا به اسلاید پایان برسند.
تمرین کنید تا شما جز این سخنرانان نباشید. چون این کار بازدهی سخنرانی شما را به شدت پایین می‌آورد و مخاطب شما را همراهی نخواهد کرد.
10. اعتماد به تکنولوژی
اگر به لپ‌تاپتون یا سیستم سالن سخنرانیتون اعتماد کنید، قطعاً گیر خواهید افتاد!
باید همیشه پاورپوینت ارائه خود را در فلش، تلفن همراه و اکانت گوگل درایو خود ذخیره کنید. ممکن است مجبور شوید از سیستم دیگری برای ارائه استفاده کنید. ممکن است پاورپوینت از روی سیستمتان حذف شود یا هر اتفاق دیگری. پس با ذخیره اسلایدها در حالت‌های مختلف، خیالتان راحت خواهد بود.
در بدترین حالت ممکن است مجبور شوید بدون پاورپوینت سخنرانی کنید.در این حالت اگر بر روی محتوا تمرکز کنید و با مثال‌ها و توضیحات کاربردی، محتوا را رنگ‌آمیزی کنید، قطعاً یک سخنرانی عالی را تجربه خواهید کرد. همیشه با محتوای پاورپوینت ارتباط بگیرید، آن را تمرین کنید و آنقدر مسلط باشید که حتی بدون استفاده از تکنولوژی هم بتوانید ذهن مخاطب را درگیر کنید.
به صورت کلی در سخنرانی‌هایتان، از روش‌های سنتی تدریس در دانشگاه‌ها استفاده نکنید!
اصل را بر مفید بودن و کاربردی بودن صحبت‌هایتان قرار دهید و از بیان نکات کلیشه‌ای و تعاریف بی مورد بپرهیزید. باید مخاطب در انتهای صحبت‌های شما فقط چند مورد محدود را به ذهن سپرده باشد که برای او کاربردی باشد و به او کمک کند. نه اینکه کوهی از مطالب را در ذهن مخاطب بریزید و آنقدر همه چیز به هم ریخته باشد که یک ساعت بعد، مخاطب هیچ یک را به خاطر نیاورد!
اگر می‌خواهید اصول طراحی پاورپوینت را فقط در 2 ساعت و نیم یاد بگیرید و خودتان اسلایدهایتان را طراحی کنید، حتماً از محصول آموزشی پاورپوینت پلاس استفاده کنید. پاورپوینت قابلیت‌های زیادی دارید که با استفاده از انها می‌توانید اسلایدهای حرفه‌ای و متفاوت طراحی کنید. یکی از این قابلیت‌ها، اسلاید زوم است که در محصول آموزشی پیاده‌سازی پرزی در پاورپوینت به صورت کامل توضیح داده شده است. با یادگیری این قابلیت می‌توانید توجه مخاطب را به اسلایدهایتان جلب کنید و مخاطبین از دنبال کردن صحبت‌ها و اسلایدهای شما لذت ببرند.
پس از بررسی سریع و پاسخگویی توسط کارشناسان، به شما اطلاع‌رسانی می‌گردد.
